1. GİRİŞ
Kişisel verilerin korunması, Bileşim Kimya Temizlik Ürünleri Sanayi ve Ticaret Ltd.Şti’nin (Bundan sonra “Bileşim Kimya” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) en önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Şirket ortaklarımızın, çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, kursiyerlerimizin, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-temsilcilerinin, müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-temsilcilerinin, potansiyel müşterilerimizin, iş ortaklarımızın-temsilcilerinin-çalışanlarının, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilcilerin ve ilgili üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.
T.C. Anayasası’nın 20. maddesinde hüküm altına alındığı üzere; herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir.
Bu nedenle anayasal bir hak olan “Kişisel Verilerin Korunması” hakkının korunması ve geliştirilmesi bir kurum politikası olarak benimsenmiştir.
2. POLİTİKA’NIN AMACI
Bu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.), Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına (Bundan sonra “Kurul” olarak anılacaktır.) ve bu hususta yürürlükte bulunan ikincil mevzuata uyum sağlanması için tüm Şirket kapsamında faaliyetlerin uyumlu şekilde yürütülmesini temin etmek amacıyla hazırlanmıştır.
Ayrıca Bileşim Kimya tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve kişisel veri güvenliğinin sağlanması amacıyla yürütülen faaliyetler, alınan önlemler ve Şirket ilkeleri konusunda, kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin en şeffaf ve doğru şekilde bilgilendirilmesi amaçlanmaktadır.
3. POLİTİKA’NIN KAPSAMI
Bu politika, ilgili kişilere ait kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme ve kişisel verilerin güvenliği için alınan idari ve teknik önlemlere ilişkindir.
4. TANIMLAR
Bu politikada geçen,
ifade eder.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Bileşim Kimya; kişisel verileri, KVKK m.10 kapsamında ilgili bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirerek, Bileşim Kimya veri işleme amaçları uyarınca, KVKK m.4’te ve KVKK’da öngörülen ilkelere ve KVKK m.5 ve m.6’da hüküm altına alınan şartlardan en az birine uygun şekilde ve ilgili amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
Bileşim Kimya’nın kişisel veri işleme amaçları özellikle şunlardır:
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
6.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uygulanacak İlkeler
Bileşim Kimya, ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesinde, Anayasa’ya, KVKK’ya ve ilgili diğer yasal mevzuata uygun hareket etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunması ve tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmesi Bileşim Kimya’nın önceliği olup veri işleme süreçlerinde dikkate alınan bu ilkeler aşağıda yer verildiği gibidir.
6.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Şekilde İşlenmesi
Bileşim Kimya tarafından tüm veri işleme süreçlerinde ön koşul olarak kabul edilmiş olan hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Bu ilke uyarınca, Bileşim Kimya, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almakta, ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket etmektedir.
Bu ilke kapsamında Şirketimiz, kişisel verilerin ne şekilde ve ne amaçla işleneceği konusunda ilgili kişiyi gerekli şekilde aydınlatarak, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi için şeffaf olmasını sağlamayı hedeflemektedir.
6.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Bileşim Kimya ilgili kişinin kişisel verilerine dayalı olarak ilgili kişiyle ilgili bir sonuç ortaya koyuyor ise kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması gerekli özeni göstermektedir. Bunun dışında ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin etmek amacı ile Bileşim Kimya’ya başvurması için iletişim kanalları açık tutulmakta ve gerekli imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda veri sorumlusuna başvuru formu web sitemizde ilan edilmiştir.
http://bilesimkimya.com/tr/36/ilgili-kisi-basvuru-formu.html
6.1.3. Kişisel Verileri Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme
Bileşim Kimya tarafından, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde (Web Sitesi Aydınlatma Metni, Tedarikçi Aydınlatma Metni, Müşteri Aydınlatma Metni, Çalışan ve Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, Veri Sorumlusuna Başvuru Formu vb.) belirlilik ve açıklık ilkesine uyum konusunda hassasiyet gösterilmekte, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını sağlamaya özen gösterilmektedir. Kişisel veriler belirlenen, ilan edilen, bildirilen veya sözleşmede kararlaştırılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir.
6.1.4. Kişisel Verileri İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olarak İşleme
Bileşim Kimya tarafından gerçekleştirilen veri işleme süreçlerinde, işlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat edilmekte; amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. İleride ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemektedir.
6.1.5. Kişisel Verileri Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket kişisel verileri mevzuatta, Bileşim Kimya Saklama Ve İmha Politikası’nda öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklamaktadır. Mevzuatta ve/veya Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen sürenin bitmesi ya da amacın gerçekleşmesi halinde kişisel veriler re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmış ve Şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.
6.2. Genel Nitelikte Kişisel Verilerin İşlenmesi
Anayasa’nın 20. maddesi ve KVKK’nın 5. maddesi gereğince, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Şirketimiz işbu yasal düzenlemeler doğrultusunda, kişisel verilerin işlenmesinde ilgili kişilerin açık rızasını almaya her zaman özen göstermektedir. Ancak bazı durumlarda açık rıza aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesine KVKK izin vermiştir. İşbu durumların bir veya birkaçının bulunması halinde, kişisel veriler açık rıza olmasa dahi işlenebilmektedir. Veri süjesinin açık rızası olmaksızın kişisel verilerin işlenmesi halinde de 5.1 başlığında açıklanan ilkelere uygun şekilde hareket edilmektedir. Kişisel verileriniz aşağıda yer alan şartlardan biri veya birkaçının bulunması halinde Bileşim Kimya tarafından işlenebilmektedir.
6.2.1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesine açık rızanın alınması Bileşim Kimya’nın önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler ve sistemler geliştirilmiştir. İlgili kişilerin, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin rızalarını alınmadan önce KVKK’nın 10. maddesi doğrultusunda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açık rızalarının alınması sağlanmaktadır.
6.2.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel verilerin işlenmesi hukuka uygun olup, bu durumda veri süjesinin açık rızasının olup olmadığı ayrıca değerlendirilmemektedir. 4857 Sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili 75. Maddesi gereğince çalışanların verilerinin toplanması bu kapsamda değerlendirilmektedir. Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat olmak üzere kanunlarda öngörülen hallerde kişisel veriler Bileşim Kimya tarafından ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilmektedir.
6.2.3. Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Açık Rızanın Alınamaması
Rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için verilerin işlenmesi öngörülmektedir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında, kişisel verileri işlenebilecektir.
6.2.4. Sözleşmenin Kurulması veya İfası ile Doğrudan İlgili Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması halinde, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi mümkündür. Örneğin yapılan bir sözleşme gereği ücretin ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi elde edilebilecektir.
6.2.5. Şirketin Hukuki Sorumluluğunun Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması
Şirketin, hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde, kişisel verilerin açık rıza olmaksızın da işlenmesi mümkündür. Örneğin açık rıza olmasa dahi mahkeme kararıyla talep edilen bilgiler mahkemeye sunulabilecektir.
6.2.6. İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Veriler
İlgili kişinin kendisi tarafından kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri açık onay olmaksızın işlenebilecektir. Örneğin istihdam sağlama amacıyla kurulmuş web sitelerindeki hesabında özgeçmişini paylaşan kişinin, söz konusu bilgileri alenileştirilmiş veri olarak kabul edilir.
6.2.7. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın da kişisel veriler işlenebilecektir. Şirketin, çalışan tarafından açılan bir davada ispat için bazı verileri kullanması bu kapsamdadır.
6.2.8. Şirketin Meşru Menfaatleri İçin Zorunlu Olması
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. Çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde kişisel verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır. Örneğin, Bileşim Kimya çalışanlarına oryantasyon, mesleki gelişim kapsamında eğitimler verdiği ve bu çerçevede yatırım yaptığı için erkek adayların askerlik görevini ifa edip etmediği sorulmaktadır.
6.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
KVKK ile bazı kişisel verilere, ayrımcılık potansiyeline sahip olmaları ve hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine yol açabilecekleri gözetilerek özel önem verilmiş ve bu veriler “özel nitelikli kişisel veri” olarak adlandırılmıştır. (Tanım için bkz: 4.TANIMLAR)
Şirket, KVKK’nın özel önem atfettiği söz konusu “özel nitelikli kişisel verilerin” işlenmesinde ayrıca hassasiyet göstermektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara, Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında eğitim verilmekte, gizlilik sözleşmeleri imzalatılmakta, verilere erişim yetkisi kısıtlanmakta, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlardaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından veya KEP hesabı üzerinden aktarılmaktadır. Gerekli görüldüğü durumlarda güvenlik testleri yapılmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin muhafaza edildiği fiziksel ortamlarda yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, söz konusu ortamlara yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. Söz konusu fiziksel ortamlarda oluşabilecek yangın, sel vs. risklerine karşı tedbirler alınmıştır.
Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarımın gerçekleştiği durumlarda VPN kullanılmaktadır. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.
Söz konusu verilerin işlenmesi için ilgili kişilerin açık onayı Bileşim Kimya’nın önceliğidir. Bileşim Kimya tarafından, özel nitelikli kişisel veriler, veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ancak KVKK’da belirlenmiş olan aşağıdaki istisnai durumlarda işleyebilecektir;
6.4. Bileşim Kimya Tarafından İşlenen Kişisel Veriler
Bileşim Kimya tarafından yukarıda sayılan ilkeler ve amaçlar kapsamında özel ve genel nitelikli kişiler veriler işlenmektedir. Bu veriler EK-1’de örnek kabilinden sayılmış olup, her bir veri özelinde hangi verinin işleneceği; Bileşim Kimya ile ilgili kişi arasında kurulmuş olan ilişki çerçevesinde ve işbu Politika’da yer alan esaslar doğrultusunda işlenebilmektedir:
6.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
6.5.1. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Kişisel verilerin paylaşılmasında açık rızanın alınması Bileşim Kimya’nın önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini üçüncü kişilerle paylaştığımız ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
Bileşim Kimya, kişisel verinin işlenmesi amaçları doğrultusunda, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, ilgili kişinin kişisel verilerini üçüncü kişiler ile paylaşabilmektedir.
6.5.1.1. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Bileşim Kimya, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte olup, aşağıda belirtilen hallerin bir veya birkaçının bulunması halinde açık onay alınmaksızın kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;
6.5.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Şirketimiz, ilgili kişilerin özel nitelikli kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte ve yeterli teknik ve idari önlemler alınarak özel nitelikli kişisel veriler yurtiçinde aktarılmaktadır. Ancak aşağıda belirtilen hallerin mevcut olması durumunda yeterli teknik ve idari önlemler alınarak, ilgili kişinin açık rızası bulunmadan da özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;
6.5.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında, ilgili kişinin açık rızanın alınmasına özen gösterilmektedir. Bu nedenle ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
Şirketimiz, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde ve veri işleme amaçlarına bağlı kalarak ilgili kişilerin kişisel verilerini yurtdışına aktarabilmektedir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVKK’nın 9. Maddesine ve Kurul’un 2019/125 numaralı kararında belirtilen ilke ve ölçütlere uygun hareket edilmektedir.
6.5.2.1. Genel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Bileşim Kimya, ilgili kişilerin kişisel verilerini (kimlik, iletişim, müşteri işlem, finans, mesleki deneyim, temsilci) kişisel verilerin işlenmesinde benimsenin ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin yurtdışında bulunan üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmektedir.
Veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ise, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslar da uygulanarak, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde kişisel verilerinin yurtdışına aktarılması mümkündür:
6.5.2.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Bileşim Kimya, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ilkelere uygun bir şekilde yurtdışına aktarabilmektedir.
Verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslara da uygun olacak şekilde aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızasına ihtiyaç duyulmadan, kişisel verilerinin yurtdışına aktarılması mümkündür:
7. SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMİNE İLİŞKİN VERİLER
Bileşim Kimya, personele ve misafirlere internete erişim imkanı sağlanmaktadır. İnternet erişimini kullanmak isteyen personel ve misafirin, ad soyadı, telefon numarası ile giriş yaptığı internet siteleri ve saat bilgileri, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yolu İle İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve bu Kanun’a dayanılarak çıkarılan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik gereğince yasal bir zorunluluk olarak saklanmaktadır.
Saklanan kayıtlar, yetkili kurum ve kuruluşların talep etmesi halinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için hukuken yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
8. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİNE AİT KİŞİSEL VERİLER
Şirkete ait internet sitelerinde, kişisel verilerin ne şekilde ve hangi amaç ile elde edildiğine dair KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında ilgili aydınlatma metinleri ve politikalar yayınlanmış ve ziyaretçiler bu konuda bilgilendirilmiştir.
http://bilesimkimya.com/tr/15/web-sitesi-aydinlatma-metni.html
9. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Bileşim Kimya, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda öncelikle Bileşim Kimya tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.
Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.
Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları, taahhütleri imzalamaları istenmekte, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.
Bileşim Kimya ile çalışan, tedarikçi, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler ile veri işleyenler ile Bileşim Kimya arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş ve bu kapsamda başta KVKK ve sair mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.
Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.
Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
Bileşim Kimya nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.
Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.
Şirketin veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için bir sistem kurulmuş, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığı düzenli şekilde kontrol edilmekte olup tüm kullanıcıların işlem hareketleri düzenli olarak tutulmaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi durumunda bu hususun ilgili kişiye ve Kurula bildirilebilmesi için Bileşim Kimya tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı kurulmuş, Bileşim Kimya nezdinde bir prosedür benimsenmiştir.
Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından veya KEP hesabı üzerinden aktarılmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Veri aktarımı fiziki olarak gerçekleşecekse evrakın çalınması, hasar görmesi, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesi gibi risklere karşı gerekli tedbirler alınmakta ve evrak dışarıdan okunamayacak şekilde, kapalı dosyalarda ve “gizli” formatta gönderilmektedir.
Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, sunucunun doğru çalışabilmesi için soğutma sistemi, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, antivirüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.
10. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Bileşim Kimya, KVKK’nın 7. Maddesi gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Fiziksel ortamlarda muhafaza edilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Dijital veri kayıt sistemlerinde kaydedilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen süresinin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebi akabinde, anonimleştirilebilir. Anonimleştirilmiş kişisel veriler, araştırma, istatistik ve planlama gibi amaçlarla kullanılabilir, süresiz şekilde saklanabilir ve yurtiçi ve yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” hazırlanmış ve www.bilesimkimya.com internet sitesinde ilan edilmiştir. Detaylı bilgilendirme için lütfen inceleyiniz.
11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE ŞİRKETE BAŞVURUSU
Şirketimiz, kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişileri KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında hakları ve haklarını ne şekilde kullanabilecekleri hakkında bilgilendirmektedir.
11.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahibi olan ilgili kişi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahiptir;
11.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
İlgili kişi, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak ıslak imzalı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle Şirkete iletmelidir. Yazılı olarak yapılacak başvurular için adres kapak sayfasında yer alan adrestir.
İlgili kişinin başvurusunda asgari olarak bulunması zorunlu olan bilgiler aşağıda belirtildiği gibidir;
Ayrıca konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenmelidir. Başvuru sahiplerinin başvuruları esnasında kullanması için internet sitesinde Başvuru Formu hazırlanarak internet sitesinde ilan edilmiştir.
http://bilesimkimya.com/tr/36/ilgili-kisi-basvuru-formu.html
Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
11.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvuru Hakkının İstisnaları
KVKK’nın 28. Maddesi gereğince bazı haller KVKK’nın kapsamı dışında bırakılmıştır. İşbu hallerde kişisel veri sahibinin KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında haklarını kullanması mümkün olmamaktadır. Bu haller aşağıdaki şekildedir;
Ayrıca KVKK’nın 28/2 maddesi gereğince, aşağıda belirtilen hallerde, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, KVKK’nın 11. maddesinde düzenlenen diğer hakların kullanılması mümkün değildir;
11.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurularının Cevaplandırılması
Bileşim Kimya, ilgili kişinin KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Bileşim Kimya’ya iletilmesi halinde, Bileşim Kimya talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz şekilde sonuçlandıracaktır. Cevabın on sayfadan fazla olması halinde, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise veri kayıt ortamının maliyeti talep edilebilir.
Bileşim Kimya, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek ve talepleri değerlendirmek için gerekli görmesi halinde ek bilgi talep edebilir ve başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
12. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Bileşim Kimya tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK-4’te verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler Bileşim Kimya Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.
EK-1: Kişisel Veri Kategorileri
|
Kişisel Veri Kategorisi |
Kişisel Veri Kategori Açıklaması |
|
Kimlik Bilgisi |
Gerçek kişiye ait, kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir. T.C. kimlik numarası, anne-baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni durum, cinsiyet gibi bilgileri içeren nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport, meslek kartı gibi belgeler ile vergi numarası, imza bilgisi, SGK numarası ve sair veriler |
|
İletişim Bilgisi |
Telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası ve sair veriler |
|
Çalışan Aday Bilgisi |
Bileşim Kimya tarafından, iş başvuru aşamasında özgeçmiş ve iş başvuru formları aracılığı ile alınan kişisel veriler (kimlik ve iletişim bilgisi, askerlik durumu, eğitim ve iş tecrübeleri, sertifika, ilgi alanları, referanslar, medeni durum, yabancı dil bilgisi, ehliyet durumu, şirkete başvuru şekli) |
|
Özlük Bilgisi |
Şirket çalışanlarının özlük dosyasında bulunması kanunen zorunlu olan veriler ile özlük haklarının oluşmasına temel olacak veriler (Nüfus cüzdan fotokopisi, Nüfus kayıt örneği, yerleşim yeri ve adres belgesi (e-devlet), sabıka kaydı (e-devlet), diploma fotokopisi, banka hesap cüzdanı fotokopisi, daha önce alınmış eğitim ve seminerlerin sertifika fotokopisi vs. |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Dini, mezhebi veya diğer inançları, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik veriler Dini bilgi leri yalnızca eski kimliklerde yer alan din hanesi dolayısıyla depolanmakta olup bu kapsamda eski kimlikler karartılmaktadır. Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri Biyometrik veri , parmak izi verisi olup sadece işe giriş çıkış esnasında kullanılmaktadır. Veri cihazın içerisinde depolanmaktadır. |
|
Finansal Bilgi |
Banka hesap numarası ve hesap bilgileri, finansal durumu gösterir belgeler, maaş, bordro bilgileri, avans bilgisi ve sair veriler |
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi |
Bileşim Kimya tarafından ifa edilen faaliyetler kapsamında, verilen hizmetlere ilişkin yahut da Bileşim Kimya’nın ve veri sahibi ile ailesine başta AGİ olmak üzere çeşitli olanakların ve menfaatlerin sağlanması kapsamındaki bilgiler |
|
İşlem Güvenliği Bilgisi |
Teknik, hukuki veya idari süreçlerle alakalı iş ve işlemlerin yürütüldüğü esnada Bileşim Kimya ve ilgili kişinin güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (log kaydı, IP no gibi) |
|
Hukuki İşlem Bilgisi |
Hukuki hak ve alacaklarımızın tespitinin ve takibinin yapılabilmesi, borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimizin Bileşim Kimya politikaları nezdinde özenli ve yasal şekilde yürütülebilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler, |
|
Talep, İtibar ve Yönetim Bilgisi |
Bileşim Kimya’ya elektronik veya fiziki ortamda yapılmış olan her türlü başvurunun değerlendirilebilmesi amacıyla işlenen kişisel veriler |
|
Fiziksel Mekan Güvenliğine İlişkin Bilgiler |
Bileşim Kimya’ya yapılan fiziki giriş çıkışlar için tutulan kamera kayıtları ve her türlü ziyaretçi kayıtları |
|
Müşteri İşlem |
Fatura, çek, senet, sipariş, talep bilgileri |
|
Risk Yönetimi |
Ticari, idari ve teknik risklerin yönetilmesi için gerekli bilgiler |
|
Mesleki Deneyim |
Diploma bilgileri, gidilen kurslar, sertifikalar vs. |
|
Referans Kişi Bilgisi |
İlgili kişinin iş başvurusu esnasında göstermiş olduğu referans kişilere ait kimlik ve iletişim bilgileri |
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Bileşim Kimya tesis ve yerleşkelerinde bulunan kamera ve ses kaydı gibi görsel ve işitsel kapsamdaki kayıtlar vs. |
|
Referans Kişi Bilgisi |
Referans gösterilen kişilere dair alınan bilgiler, kişinin referans olduğu bilgisi vs. |
|
Hak İddia Eden Üçüncü Kişiler Ve Bunları Temsil Eden Vekil Ya Da Yasal Temsilci Bilgileri |
Hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilci bilgileri |
EK-2 Kişisel Veri Kategorisi ve Kişi Grubu Eşleştirmesi
|
Veri Kategorisi |
Veri Konusu Kişi Grubu |
|
1-Kimlik |
|
|
2-İletişim |
|
|
4-Özlük |
|
|
5-Hukuki İşlem |
|
